Politique de confidentialité

L'objectif de cette politique est de se conformer à la législation sur la protection de la vie privée exigeant des organismes la création de politiques de protection de la vie privée précisant la manière dont ils collectent, utilisent et divulguent les informations personnelles.

Cette politique offre trois résultats bénéfiques :

  • Une confiance accrue des clients. Lorsque nos visiteurs, clients ou employés s'inquiètent de la confidentialité de leurs informations personnelles, ils disposent d'une ressource qu'ils pourront inspecter afin d'être rassurés. Ce document contribue à renforcer leur perception de la confiance qu'ils accordent à notre entreprise.
  • Des risques et des responsabilités réduits. En respectant nos obligations légales en matière de gestion de données des clients, nous protégeons l'entreprise contre les risques associés à la perte ou au vol de données.
  • Une exposition des faiblesses organisationnelles. En prenant le temps de comprendre cette politique, nous prenons le temps de réfléchir aux données privées de nos clients et à ce que nous faisons actuellement pour les protéger.

Cette politique met en lumière comment Securitas recueille, utilise, conserve, protège, divulgue et élimine les renseignements personnels de ses clients, de ses employés et des visiteurs de son site web.

Cette politique décrit la façon dont Securitas se conformera à toutes les exigences législatives fédérales et, le cas échéant, provinciales pertinentes en matière de protection de la vie privée. La politique observe les dix principes identifiés dans la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. La politique décrit chaque principe ainsi que la méthode de mise en œuvre. Securitas s'efforce de respecter et de dépasser les exigences législatives fédérales et provinciales et veille à ce qu'elles restent à jour conformément à l'évolution des technologies et des lois.

L’entreprise a mis en œuvre des politiques et des procédures qui donnent effet à la présente politique de confidentialité, notamment des procédures pour protéger et sécuriser les informations personnelles, pour recevoir, examiner et résoudre les plaintes, pour assurer une formation adéquate des employés concernant les politiques de confidentialité de l’entreprise, et pour diffuser les informations nouvelles et actuelles relatives à la politique de confidentialité de l’entreprise.

Securitas Canada respectera toujours la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont confiés. Nous nous efforcerons de faire en sorte que les politiques relatives à la collecte, au stockage et à la divulgation des renseignements personnels reflètent la nature confidentielle de ces renseignements.

L’entreprise se conformera à la législation et aux règlements applicables en matière de protection de la vie privée pour protéger la confidentialité des informations personnelles, aujourd'hui et à l'avenir.

  1. Responsabilité

Securitas a nommé un responsable de la protection de la vie privée dont les responsabilités comprennent la communication et le contrôle de la politique de protection de la vie privée de Securitas. Le responsable de la protection de la vie privée est responsable du respect des principes de Securitas en matière de protection de la vie privée. Le responsable de la protection de la vie privée rend compte au président national de Securitas et est responsable de répondre aux demandes d'accès conformément à la présente politique. Le responsable de la protection de la vie privée pourra, à sa discrétion, demander l'aide d'autres représentants de Securitas. Cela ne limite en rien sa responsabilité.

Au Canada, le responsable de la protection de la vie privée de Securitas est le :

  • vice-président des Ressources humaines, Canada

(Suppléant désigné par le vice-président des RH)

Securitas pourra désigner un coordinateur de la protection de la vie privée relevant du vice-président des Ressources humaines, Canada.

Le responsable de la protection de la vie privée veillera à ce que Securitas gère tous les renseignements personnels en sa possession conformément à la présente politique, y compris ceux qui peuvent être transférés à un tiers. Les organismes tiers qui traitent des renseignements au nom de Securitas sont contractuellement tenus de respecter les normes de Securitas.

Securitas utilisera des politiques qui facilitent l'adhésion à la présente politique de confidentialité, y compris :

  • des mesures de sécurité à tous les niveaux conçues pour protéger les renseignements personnels en notre possession;
  • des procédures conçues pour répondre aux plaintes et/ou aux demandes de renseignements;
  • la formation des employés sur la gestion de l'information, y compris la sensibilisation à la politique de confidentialité de Securitas et aux politiques et procédures élaborées conformément à la politique.
  1. Objectif et type d'informations collectées

Informations personnelles concernant les clients et leurs employés/visiteurs

Securitas ne recueillera que les informations raisonnablement nécessaires à l'exécution des services de sécurité et à la livraison des équipements de sécurité, comme convenu avec ses clients. L'accès à notre politique, nos procédures et nos lignes directrices en matière de protection de la vie privée est facilement disponible. De même, le processus par lequel des contestations peuvent être émises sur la conformité et l'adhésion de Securitas à la législation en question doit être facilement accessible et transparent. Pour obtenir de plus amples informations, veuillez contacter Securitas à Chiefprivacy.officer@securitas.ca.

Securitas recueille des renseignements personnels auprès de ses clients et des membres du public aux fins suivantes :

  • Recueillir, au nom de ses clients, les noms, dates, adresses, heures d'accès et heures de sortie des membres du public dans les locaux pour lesquels Sécuritas fournit des services de sécurité.
  • Fournir à ses clients un registre de ces accès et sorties.
  • Fournir des services de contrôle et de surveillance à ses clients et en leur nom afin d'assurer la sécurité des locaux pour lesquels ses services ont été retenus.
  • Collecter des informations personnelles afin d'accorder des crédits à ses clients et clients potentiels et de contrôler le crédit des clients dans le cadre de la fourniture de services.
  • Identifier les produits ou services présentant une valeur pour les clients actuels et potentiels et pour vendre ou promouvoir ces produits et services, y compris par marketing direct.
  • Se conformer aux exigences légales et réglementaires.
  • Aider à fournir des services de sécurité aux clients.
  • Aider à la prévention de la criminalité et à la détection, à l'arrestation et à la poursuite des contrevenants.

Securitas s'assurera que les consentements nécessaires ont été obtenus de ses clients avant de fournir et/ou de mettre en œuvre les services susmentionnés.

Renseignements personnels appartenant aux visiteurs du site web de Securitas

Securitas pourra recueillir les informations d'une personne qui accède aux zones sécurisées de notre site web :

www.securitas.ca

Les informations qu'un visiteur peut être invité à fournir lors de son utilisation de notre site web peuvent comprendre son nom, adresse, courriel, adresse IP, âge, genre et autres types de renseignements personnels au besoin.

Toutes les informations personnelles seront traitées avec le même soin et le même contrôle que les autres informations personnelles collectées par Securitas par d'autres moyens. Le visiteur du site web a toujours le choix de fournir des informations dans certains champs, bien que le fait de ne pas remplir certaines de ces sections pourra empêcher l'utilisateur d'accéder à toutes les zones du site web. Notre site web recueille également des informations non identifiables sur les utilisateurs, telles que l'adresse IP de l'utilisateur, les sections du site web visitées et les informations téléchargées. Securitas peut utiliser ces informations non identifiables et les divulguer à des fournisseurs de services à des fins d'administration du système et d'amélioration du site web.

Informations personnelles appartenant aux candidats et aux employés de Securitas

Les informations personnelles soumises par un candidat à Securitas ne seront utilisées par Securitas que dans le cadre d'un processus de recrutement et de sélection responsable et efficace. Les objectifs de Securitas en matière de recrutement sont les suivants :

  • Faire correspondre les données des candidats avec les postes actuellement ouverts chez Securitas.
  • Communiquer les procédures de recrutement et de sélection de Securitas.
  • Contacter les candidats pour programmer les entretiens et les examens et leur envoyer des informations sur d'autres postes vacants pertinents.
  • Un traitement comprenant l'obtention, l'enregistrement, la conservation, l'organisation, le transfert, l'adaptation, la modification, la récupération, la consultation, l'utilisation, la limitation, la divulgation par transmission, la diffusion ou la mise à disposition d'une autre manière, l'alignement, le blocage, la destruction et l'effacement des données de recrutement.

Securitas ne recueillera les informations personnelles appartenant aux employés de Securitas qu'afin d'établir et de maintenir correctement sa relation d'employeur/employé concernant une personne identifiable qui serait un actuel, futur ou ancien employé de l’entreprise.

Ces informations seront protégées par des mesures de sécurité appropriées. L’entreprise reconnaît la nature confidentielle des informations personnelles qui lui sont confiées et sa responsabilité en matière de protection de ces informations. Cette responsabilité s'étend à tous les employés de Securitas et à ses administrateurs, dirigeants, gestionnaires, employés, représentants (y compris les syndicats représentant les employés en tant que membres) et agents, y compris les consultants et les entrepreneurs indépendants.

Aux fins de la présente politique de confidentialité, le terme «informations personnelles» désigne toute information ou collecte d'information sous quelque forme que ce soit, orale, électronique ou écrite, qui se rapporte à la personne, à l'exclusion des renseignements qui sont accessibles au public dans leur intégralité.

Les informations personnelles appartenant à un employé comprennent, entre autres, le nom, l'adresse et le numéro de téléphone à domicile, l'adresse électronique, les informations de vérification d'identité, le numéro d'assurance sociale, la description physique, l'âge, le sexe, le salaire, l'éducation, la désignation professionnelle, les loisirs et activités personnelles, l'historique médical, l'historique d'emploi, l'historique de crédit, le contenu du CV, les références, les notes d'entretien, les notes d'évaluation des performances et les informations de contact en cas d'urgence.

Au cours du processus d'embauche à l'issue d'une offre d'emploi, une personne pourra être priée de fournir les informations suivantes en totalité ou en partie :

  • Numéro d'assurance sociale
  • Chèque annulé ou dépôt direct de l'institution financière de l'employé
  • Deux formes de carte d'identité avec photo en cours de validité délivrée par le gouvernement canadien (passeport, certificat de naissance)
  • Licence de garde de sécurité, carte de résident permanent, carte de citoyenneté ou certificat
  • Carte d'identité provinciale avec photo, carte/certificat de statut indien, carte d'âge de la majorité, permis de travail/visa de travail
  • Contact d'urgence et numéro de téléphone
  • Permis de conduire/licence du conducteur et abrégé (pour les postes de conduite)

Les informations personnelles seront collectées, utilisées et divulguées à des fins relatives à la relation d'emploi de l'individu avec l’entreprise, y compris, mais sans s'y limiter, l'administration de l'embauche des employés, les évaluations des performances, l'administration de la paie des employés, le traitement des demandes d'avantages sociaux des employés, et dans le but de se conformer à toutes les législations applicables en matière de travail et d'emploi.

Objectifs de la collecte, de la divulgation et de l'utilisation des informations personnelles appartenant aux employés :

  • Vérifier les références d'emploi antérieures relatives à une demande ou une offre d'emploi
  • Administrer la paie, les salaires et les avantages
  • Soumettre les contributions à l'impôt sur le revenu en vertu de la loi sur l'impôt sur le revenu
  • Vérifier la date de naissance d'une personne et d'autres informations d'identification
  • Effectuer un contrôle de sécurité renforcé qui peut nécessiter des informations obtenues auprès des bureaux de crédit ou des agences d'évaluation du crédit
  • se conformer à la collecte et à la divulgation d'informations personnelles dans le cadre de réglementations légales, réglementaires et/ou gouvernementales conformément à la loi

Les objectifs de la collecte des informations personnelles seront documentés par l’entreprise. Les informations personnelles ne seront utilisées que pour la ou les raisons pour lesquelles elles ont été collectées à l'origine. Les fins auxquelles les informations personnelles sont recueillies seront identifiées oralement ou par écrit à la personne avant d'être recueillies. La personne qui recueille les informations sera en mesure d'expliquer la finalité au moment où les informations sont recueillies.

L’entreprise peut utiliser les informations personnelles pour un but autre que celui initialement prévu lorsque le nouvel objectif est requis par la loi ou lorsque l’entreprise a obtenu le consentement écrit de la personne concernée pour chaque nouvel objectif.

  1. Consentement

Securitas utilisera les informations personnelles pour les usages spécifiés aux sections 2 et 3.

En plus de l'utilisation des informations personnelles pour la prestation de services de sécurité, Securitas peut, à l'occasion, utiliser les noms, adresses et coordonnées des clients afin de leur offrir des possibilités de promotion, notamment en fournissant les renseignements aux services de marketing et de vente de Securitas et à d'autres tiers qui, selon Securitas, fournissent des services ou des biens susceptibles d'intéresser une personne. Securitas et ces tiers peuvent contacter un individu pour lui fournir des informations promotionnelles. Securitas donnera au destinataire l'occasion de consentir à ces possibilités pendant le processus d'inscription. Si un destinataire y consent mais souhaite ensuite se retirer de cette utilisation des informations, il peut le faire en nous contactant tel que décrit à la section 3 ci-dessous.

Si, à tout moment, vous souhaitez retirer votre consentement à l'utilisation de vos informations à quelque fin que ce soit, vous pouvez le faire en contactant le responsable de la protection de la vie privée de Securitas à l'adresse suivante : chiefprivacy.officer@securitas.ca. Nous ferons de notre mieux pour répondre à cette demande dans les meilleurs délais sans diminuer les services que nous fournissons. Nous vous expliquerons l'impact d'un tel retrait sur tout service ou toute disposition que nous fournissons.

Securitas peut recueillir des renseignements personnels sans consentement lorsque cela est raisonnable et que la loi le permet.

  1. Limitation de la collecte

Toutes les informations seront recueillies de manière équitable et légale, conformément aux critères définis dans notre politique de confidentialité.

Securitas ne recueillera pas d'informations sans discernement. La quantité et le type d'informations que nous recueillons sont limités à ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs que nous nous sommes fixés.

Securitas n'utilisera aucune forme de tromperie pour obtenir des renseignements personnels.

  1. Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation

Sous réserve de la législation applicable, Securitas limitera l'utilisation des informations personnelles qu'elle recueille aux fins que nous avons indiquées à la section 2 (Détermination des objectifs) et à la section 3 (Consentement).

Securitas conservera les documents pendant un certain temps en fonction des besoins, par exemple les rapports d'incidents, pendant une période de sept ans après leur achèvement.

Securitas pourra de temps en temps faire appel à des fournisseurs tiers pour fournir des services techniques et de soutien. Avant de faire appel aux services de ces fournisseurs, nous les engagerons contractuellement à traiter toutes les informations personnelles conformément à la politique de confidentialité de Securitas.

Securitas peut, à un moment donné, être impliquée dans la vente, la fusion, le transfert ou la réorganisation de ses activités.

Nous pouvons divulguer des informations personnelles à l'autre partie dans le cadre d'une telle transaction. Securitas veillera à ce que nous obligions contractuellement l'autre partie à traiter ces informations d'une manière conforme à notre politique de confidentialité.

Securitas peut divulguer les renseignements personnels recueillis à une autorité gouvernementale qui a fait valoir son pouvoir légal d'obtenir les renseignements ou lorsque l'organisation a des motifs raisonnables de croire que les renseignements sont nécessaires à une enquête sur une activité illégale, ou pour se conformer à une citation à comparaître, à un mandat ou à une ordonnance du tribunal, d'une personne ou d'un organisme ayant le pouvoir de contraindre la production des renseignements ou autrement, comme le permet la loi applicable.

Securitas peut, à sa discrétion, communiquer des renseignements personnels à des fins de recouvrement de dettes qui pourraient lui être dues et peut, à cet égard, communiquer les renseignements personnels qu'elle recueille à des agences d'évaluation du crédit.

Certains documents peuvent être soumis à des périodes de conservation prévues par la loi soit au niveau fédéral ou provincial et celles-ci seront toujours respectées par Securitas.

  1. Exactitude

Securitas s'efforce de veiller à ce que les informations qui lui sont confiées soient conservées de manière exacte. Nous nous efforcerons de préserver les intérêts de l'individu et tenterons de garantir que les décisions ne soient pas prises pour/au sujet d'un individu en se basant sur des informations personnelles erronées.

  1. Garanties

Des mesures de sécurité ont été mises en place pour garantir que les informations personnelles collectées par Securitas soient protégées contre le vol ainsi que l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés de ces informations.

Le niveau des mesures de sécurité utilisé est directement lié au niveau de sensibilité des renseignements personnels recueillis. Plus les informations sont sensibles, plus le niveau de sécurité utilisé est élevé.

Les méthodes de protection et les garanties à mettre en œuvre comprennent un accès limité (par des personnes autorisées selon le besoin de savoir) à des fichiers, des bureaux et des zones de stockage verrouillés, des autorisations de sécurité ainsi que des mesures technologiques telles que les mots de passe et le cryptage.

  1. Transparence

Securitas divulguera sur demande les méthodes par lesquelles elle traite les informations personnelles. Les informations disponibles comprennent :

  • Le nom, l'adresse professionnelle et le numéro de téléphone du responsable de la protection de la vie privée de Securitas.
  • Les formulaires que l'on utilisera pour accéder vos informations ou modifier les informations vous concernant.
  • Une description du type de renseignements personnels détenus par Securitas et de leur utilisation générale.
  1. Accès individuel

Securitas divulguera si elle détient des informations personnelles d'un individu à la demande de ce dernier. Nous devons divulguer la source de ces informations sur demande et fournir un compte-rendu des tiers auxquels les informations ont pu être divulguées.

Securitas demandera suffisamment d'informations pour confirmer l'identité du demandeur avant de communiquer ses renseignements personnels.

Securitas s'efforcera de fournir ces informations dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la demande d'information et ne facturera que des frais minimes afin de compenser les dépenses encourues pour fournir les informations demandées. Ces informations seront fournies dans un format compréhensible. Securitas peut prolonger cette période de 30 jours d'une durée supplémentaire de 30 jours au maximum en en informant le demandeur par écrit si le respect de ce délai risque d'entraver de manière déraisonnable les activités de Securitas ou le temps nécessaire pour entreprendre les consultations nécessaires pour répondre à la demande.

Les informations jugées inexactes et portées à notre attention seront corrigées par Securitas dans les plus brefs délais et tout tiers concerné sera informé des corrections en temps utile.

  1. Contestation de la conformité

Securitas a mis en place des procédures pour la résolution des griefs dans l'administration de notre politique de confidentialité.

Dès réception d'une plainte, Securitas mettra à disposition des procédures de plainte qui seront simples et faciles d'accès.

Securitas examinera toutes les plaintes. Si la plainte est jugée justifiée, Securitas prendra les mesures appropriées pour en assurer la conformité et apportera des modifications à ses politiques pour assurer la conformité dans le futur.

Toutes les plaintes seront adressées par écrit à : chiefprivacy.officer@securitas.ca

Lignes directrices pour les employés de Securitas

Securitas encourage l'utilisation du stockage en ligne pour les fichiers, les documents et les données.

Il incombe à tous les utilisateurs d'appareils mobiles/électroniques accédant aux ressources de l'entreprise de veiller à ce que tous les protocoles de sécurité soient respectés en matière de gestion des données en utilisant uniquement les services de stockage en ligne autorisés fournis par l'entreprise. Par exemple, utilisez OneDrive pour stocker immédiatement toutes les informations.

Protection de la vie privée/appareils mobiles (et autres appareils électroniques)

Prenez ces précautions lorsque vous utilisez des appareils mobiles ou d'autres appareils électroniques, téléphones cellulaires, lecteurs portables, ordinateurs portables et autres. Securitas a pris des précautions pour crypter et sauvegarder les informations personnelles. Si vous devez stocker des informations personnelles sur un appareil mobile ou similaire, vous êtes responsable de la sauvegarde de ces informations. (Veuillez vous référer à la Politique informatique de Securitas pour de plus amples informations sur la protection des appareils électroniques.)

Voici certaines des précautions (sans s'y limiter) :

  1. Envisagez des alternatives au stockage des informations personnelles sur un appareil mobile ou autre appareil électronique.
  2. Stockez les informations sur un serveur via une connexion à distance protégée.
  3. Ne prenez que les documents dont vous avez besoin pour travailler.
  4. Cryptez les données et protégez l'appareil par un mot de passe.
  5. Ne notez pas et ne conservez pas les mots de passe et les clés de chiffrement dans l'appareil.
  6. Activez la fonction de verrouillage automatique de votre appareil après cinq minutes ou moins d'inactivité.
  7. Réglez votre appareil pour que Bluetooth soit «désactivé»par défaut. N'allumez votre appareil que si nécessaire.
  8. Assurez-vous que votre appareil mobile est protégé par des programmes anti-virus et anti-logiciels espions et qu'ils sont à jour avec les derniers correctifs de sécurité.
  9. Utilisez une mallette verrouillable ou un étui pour ordinateur portable qui ne porte aucun logo visible de l'entreprise.
  10. Placer un billet «Si vous me trouvez, veuillez me retourner en appelant (numéro de téléphone)» dans votre mallette (ou sac à dos), etc. ou au dos de votre ordinateur portable avec d'autres informations d'identification.
  11. Lorsque vous accédez à des réseaux sans fil publics, les points de connexion dans es aéroports, les hôtels, les cafés, les bibliothèques publiques, etc. rappelez-vous que ces réseaux sont ouverts et dangereux. Les données transmises par votre appareil sur les ondes peuvent facilement être relevées et lues par un autre appareil.
  12. Ne laissez pas d'appareils contenant des informations personnelles ou d'autres informations confidentielles dans votre véhicule. Lorsque vous voyagez en voiture, il faudra verrouiller votre appareil dans le coffre.
  13. Lorsque vous transportez des appareils portables, assurez-vous d'avoir chaque appareil et toutes vos affaires lorsque vous quittez un taxi, une chambre d'hôtel, un lieu de réunion, un avion ou un restaurant.
  14. Fixez votre appareil à l'aide d'un câble de verrouillage qui peut être lui-même attaché à un objet fixe.
  15. Lorsque les informations personnelles stockées sur un appareil mobile ne sont plus nécessaires, assurez-vous qu'elles sont complètement effacées immédiatement.
  16. Assurez-vous que vous savez exactement quel type d'informations personnelles sont stockées sur votre appareil mobile ou autre en cas de perte ou de vol.
  17. Si vous perdez votre appareil ou si vous vous le faites voler, signalez immédiatement la perte à l’entreprise et à la police locale. Vous pouvez être légalement tenu d'avertir toutes les personnes potentiellement en danger.

 

 

 

 

 

Désolé, www.securitas.ca ne prend pas en charge Internet Explorer. Pour profiter de notre site Web, essayez un navigateur plus récent comme Chrome, Safari, Firefox ou Edge.